Учебники Онлайн


§ 2 Планирование и отчетность - основа определения задач деятельности пользователя и контроль их выполнения в системе SAP

Если специальные регистры используются как инструмент контроллинга, то в этом случае наряду с накопленными фактическими данными система требует для сравнения также и соответствующие плановые значения. План новые данные создаются в системе не по отдельной операции, а вводятся как общие значения для одного или нескольких периодов. В случае необходимости они распределяются по периодам с помощью различных функций. Поэтому для ввода плановых данных необходимы иные технологии и функции, чем те, которые применяются для ввода фактических даныних.

Конечно, специфический для организации процесс планирования охватывает период времени - лаг. Пользователь исходит при этом из основных дат и задач, определяющих деятельность по планированию. Установление данных границ с задается системой в форме параметров планирования. Они обеспечиваются однозначным идентификатором и в любое время могут быть вызваны под этим именем. Они описывают основы планирования пользователя и знает чение по умолчанию для планирования. Затем с помощью этих значений пользователь может работать в течение всего периода планирования. Кроме того, параметры планирования связаны с профилем полномочий. Остан ней определяет, какие параметры планирования разрешено применять конкретном пользовательстувачу.

В параметрах планирования сохраняются следующие данные: база введения, ключ распределения (стандартный или определенный пользователем), единица измерения введения (сотня, тысяча, миллион), запланированное количество где есяткових разрядов, версия планирования, объект.

При планировании отдельные параметры планирования могут быть временно изменены, чтобы в любое время обеспечить необходимую гибкость планирования

Конечно суммы и количества необходимо вводить ежегодно или ежеквартально и затем с помощью одного или нескольких ключей распределения распределять по периодам - ??месяц, квартал, год. Для разных объектов плана ування (суммы оборотов, расходы по содержанию персонала и тд), на наш взгляд, можно применять различные ключи распределения. Определенный однажды ключ можно использовать и для других объектов. Так, на пример, планирование группы расходов на заработную плату можно осуществлять с помощью специфического для группы расходов"Зарплата"ключа распределения или с помощью стандартного ключа. Эти ключи распределения с беригаються в системе и могут, таким образом, использоваться в следующих периодах или версиях планирования. Тем самым общие показатели за год могут в соответствии с ситуацией распределяться на отдельные пер иоды планирования. Наряду с этим пользователь может вводить показатели непосредственно для каждого периода (вручную(вручну).

Ввод плановых значений поддерживается параметрами планирования, а внутри их - специально установленной структурой сбора данных. Тем самым может быть установлен уровень планирования (например, сфера мес сця возникновения затрат), который отличается от уровня котировки фактических данных (например, места возникновения затрат).

При планировании пользователь действует в рамках своих параметров планирования и с помощью функций распределения (равномерное распределение и тп) и ключей распределения (например, рабочие дни в каждом месяце) распределяет р годовое общее суммы. В случае необходимости значения, создаваемые системой по умолчанию, могут быть переписаныані.

Специальные регистры позволяют проводить как централизованное планирование (например, планирование видов затрат для всех. МВЗ), так и децентрализованное (например, все виды затрат одного м места возникновения затрат). Это изменение перспективы планирования может динамически выполняться самим пользователем в диалоговом режиме, а для контроля используется финансовый календар.

Финансовый календарь как инструмент планирования и контроля поддерживает операции по закрытию года

С помощью финансового календаря могут быть запланированы, пересмотрены и проверены задачи, которые должны выполняться в рамках закрытия года. На основе SAP в финансовом календаре осуществляется как плана ування работ (прогоны программы напоминаний, прогоны программы платежей, операции по закрытию года, другие аналитические отчеты), которые периодически повторяются в финансовой бухгалтерии, так и присвоение данных опе раций определенным сотрудникам, которые до определенного момента времени получают об этом уведомлениея.

Лица, имеющие соответствующие полномочия, в любое время имеют в системе доступ ко всем релевантных данных о задачах и об объектах, подлежащих обработке. Сотрудники могут получить наглядных представлений ния о поставленные перед ними задачи. Каждый сотрудник видит, например, когда должно быть готово закрытия месяца и когда должны быть закрыты периоды предыдущего месяцця.

Все эти задачи планируются по срокам и, если необходимо, присваиваются соответствующим сотрудникам для обработки до заданного срока. Финансовый календарь предлагает, в частности, следующие функции:

просмотр всех запланированных задач: для будущего - таких, как просмотр или обзор, для прошлого - таких, как инструмент слежения или проверки;

планирования операций, выполняемых вручную: определение стандартных повторяющихся задач, присвоение задач пользователю, распределение присвоенных задач сотруднику (сотрудникам), просмотр статус су задачей.

Финансовый календарь поддерживает обработку в двух режимах - от задач до момента или периода времени, от момента времени или периода времени с задачами, кто и когда должен выполнять заранее сконфигурированных опера аци.

Финансовый календарь является эффективным инструментом календарного планирования и контроля за операциями, которые периодически повторяются и выполняются в рамках финансовой бухгалтерии

Система располагает стандартные отчеты, с помощью которых проводится сверка и контроль данных и образуются пути доступа для внутренних и внешних ревизий

Для предоставления информации о состоянии дел в распоряжении пользователя есть управляемая через меню программа - расширенная. Главная книга, с помощью которой он без каких-либо знаний программирования может генерировать не еобхидни отчеты. При этом он может анализировать итоговые записи в соответствии с любой установленной при подведении итоге величини.

При определении отчета пользователь руководствуется меню. Здесь нет нужды заботиться о получении данных, а надо сконцентрировать свое внимание на форме представления в отчете желаемой информации

Пользователь определяет значение для формата отчетов (ширина столбца и тин) с использованием заранее определенных стандартов системы, какие величины появляться в строках и которые равны суммирования, какие и значение будут показываться в строках (фактические, плановые, месячные, квартальные, всего года), какие данные будут выбираться; или должны устанавливаться показатели с помощью формул и которые, какие тексты с ' появляются в отчетті.

Определение структуры столбцов и строк осуществляется независимо от отдельных отчетов. Данные структуры аналитических отчетов ведутся отдельно и поэтому могут использоваться несколькими отчетами

Отчеты могут создаваться как в диалоговом режиме, так и независимо от него в любой момент времени при наличии больших массивов данных. Средством вывода может служить экран, устройство печати (принтер), последовательный файл, файл. ПК, графическая форма с бизнес-графикой SAP.

Пользователь может составить один или несколько отчетов. Результаты отчета он может сохранить и позже обрабатывать. Они также находятся в распоряжении различных пользователей

Если отчет выводится на экран в диалоговом режиме, то пользователь может интерактивно изменять структуру отчета. Например, он может изменять детализацию или уровень суммирования, изменять содержание столб пцив, перейти в другой отчет с другой перспективой, делать развертку строк отчета до отдельного документа, создавать графические изображения для частей отчета, распечатать часть отчета или весь увот.

Таким образом, пользователь может в любое время по своему выбору быстро получить нужную информацию с необходимым уровнем ее детализации. Удобная для пользования, большая и гибкая система отчетности превращается. Юэ специальные регистры в инструмент контроллинга, играет важную роль при принятии решеь.