Учебники Онлайн


43 Документы внутриведомственного переписки

Как уже отмечалось выше, дипломатические документы делятся на документы дипломатического (внешне дипломатического) и внутриведомственного переписки

Документы внутриведомственного переписки - это документы, касающиеся связи зарубежных дипломатических представительств с. Центром и включают в себя переписку с. МИД и другими государственными, реже недержа авнимы, структурами с конкретными проблемными отношениями со страной пребывания или международные отношения.

В свою очередь, документы внутриведомственного переписки условно можно разделить на документы, касающиеся только своего ведомства, и документы межведомственного переписки. К тем, которые готовятся для использования ния в работе только своего ведомства, относятся служебная и докладная запискаи.

. Служебная записка - это форма служебного документа, которым дипломат информирует руководство дипломатического учреждения о событиях и фактах, имевших место либо произойдут в ближайшем будущем и иметь непосредственный или опо осередкований влияние на деятельность заграничного учреждения, и вносит соответствующие предложению.

. Докладная записка - это форма служебного документа, в котором дипломат информирует о проделанной работе или о ситуации, сложившейся в связи с выполнением порученного задания

Документы дипломатического представительства для внутренних нужд, а также для отправки в. Центр можно разделить на следующие группы:

- информационно-справочные материалы;

- отчетная документация;

- переписка по консульским вопросам;

- переписка по поводу планирования работы и кадровых вопросов;

- переписка по административно-хозяйственным и финансовым вопросам;

- переписка с. МИД и другими ведомствами и учреждениями Украины относительно запросов этих учреждений и отдельных граждан

Дипломатические документы внутриведомственного характера диппредставительства за рубежом чрезвычайно разнообразны и отражают широкую палитру его деятельности. Таким основополагающим документом можно считать инфо ормацийну справку о стране пребывания или, как ее еще называют,"справку по схеме"Справка о стране пребывания содержит краткую характеристику ее политики, экономики, культуры, государственного устройства, п ресы, партий, информацию о геополитическое положение, краткие сведения по истории тощісторії тощо.

В справке подается информация по проблемам внутриполитической ситуации: характеристика правящих партий, группировок, коалиций; отношений между ветвями власти (законодательной, исполнительной, судебной); острых вопросам текущего момента как политического, так и экономического плана; места Украины во внешнеполитической стратегии страны пребывания и т.д.. Расширенная справка (до 20 страниц) имеет внутриведомственный хара ктер и как документ для служебного пользования касается ограниченного круга пользователейв.

Для широкого использования готовится общая справка (до 5 страниц), в ней подают только схематические сведения, без раскрытия специфических острых проблем и оценок. Эти справки должны постоянно оновлюва. Атис актуальными материалами. Справки, как правило, составляются на отдельных листах, чтобы их можно было оперативно заменять, не переделывая всего документта.

Вторым по значению информационным документом является справка о состоянии двусторонних отношений, которая включает разделы о:

-условия и цели развития двусторонних отношений;

-хронологию контактов между руководителями государств (президентами, председателями парламентов, премьер-министрами, министрами иностранных дел);

-состояние договорно-правовой базы (существующих документов и тех, которые готовятся к подписанию);

-состояние торгово-экономического и научно-технического сотрудничества, деятельность межправительственных комиссий, смешанных консультативных и рабочих групп;

-состояние сотрудничества в гуманитарной сфере (наука, образование, культура, здравоохранение), а также проблемы национальных меньшинств, специфику религиозной жизни

Материалы этой справки могут содержать специфические сведения о регионального сотрудничества, проблем отношений, включая исторический аспект

В целом, эта справка является оперативным документом и должна постоянно обновляться с учетом конкретной ситуации

В процессе деятельности дипломатического представительства готовятся и другие тематические справки и информации, которые дают оценку той или иной сферы жизни и деятельности страны пребывания, особенно в контексте мо ожливого развития событий и их влияния на отношения с Украиной.

Биографические справки о политических и государственных деятелей страны пребывания содержат, как правило, хронологические данные основных событий в их жизни, служебной карьере, участия в избирательных органах. Здесь же мост титься информация об ученой степени, семейное положение, владение языками, о личных предпочтениях и. ХОБі.

В принципе, каких-то устоявшихся правил подготовки справочно-информационных материалов не существует, но для них характерна одно требование - четкость, ясность и последовательность изложения, освещение всех. Найва ажливиших аспектов проблемы и, что самое главное, объективность.

В справке должны быть изложены причины возникновения проблемы, логическое развитие ее решения до завершения с учетом времени подготовки документа. Для работы с материалами такого рода использ товуеться как официальная, так и неофициальная документация страны пребывания, материалы бесед, стенограммы выступлений государственных и политических деятелей, парламентские протоколы, документация общественных организаций й и политических партий. Могут также использоваться научные труды, монографии, диссертации, картографические материалы и т.д.. При подготовке справочных материалов желательно ссылаться на источники информации особенно в тех вопросах, которые имеют какую-то особую весовагу.

Как показывает собственный опыт, очень полезным бывает обсуждения отдельных тематических справок на референтские совещаниях или в"узком кругу", в зависимости от специфики темы, излагается в справке

В зарубежных дипломатических представительствах одним из оперативных информационных документов, которые готовятся пресс-атташе, является обзоры прессы, которые бывают трех видов:

-оперативный - содержит информацию о все выступления местных. СМИ по Украине, ее внутренней и внешней политики, отражает отношение к руководству государства;

- тематический - освещает определенную тему публикаций и передач местных. СМИ в определенном временном отрезке, направляется для использования в территориальных управлениях;

-"Украина на страницах и в передачах. СМИ"- информационно-аналитическая справка обобщающего плана (готовится, как правило, не менее двух раз в год)

Обзоры прессы должны быть максимально сжатыми и отражать самое главное относительно внутренней и внешней политики Украины или событий, в которых в данный момент привлечено внимание международной общественности

Особенно важные и интересные публикации целесообразно переводить полностью и отправлять по назначению как к управлению информации, так и к соответствующего функционального или территориального управления. Названия у изданий необходимо подавать украинской транскрипциию.

Помимо осмотра прессы, в каждом дипломатическом представительстве должна вестись хроника важнейших событий, к которой, как правило, включаются визиты, переговоры, конференции и симпозиумы; перечисляются основные вопросы, на них решались либо рассматривались. Хроника, подобно другим дипломатических документов, должно быть кратким и четкою.

Другие информационно-справочных материалов принадлежат аннотации отдельных книг, брошюр, переводы статей, записи текстов интересных теле-и радиопередач, обзоры парламентских дебатов, разнообразные статистических ские данные, которые могут содержать актуальные информационные материалы о внешней и внутренней политике страны пребывания, ее государственных, политических и общественных деятелей, о других событиях, так или иначе есть во отношение к Украине, влияют на ее имидж или отношения с не.

Следующим важным блоком документов, готовят в каждом дипломатическом представительстве, является внешняя документация, к которой относятся:

-летний и полугодовые политические отчеты;

-политические письма;

-отчеты дипломатов о поездках страной пребывания;

-консульские отчеты;

-отчеты других украинских представительств за рубежом

Годовой политический отчет дипломатического представительства за рубежом (основной документ о работе за год) - это сконцентрированный анализ двусторонних отношений в разных плоскостях (политической, экономические й, гуманитарной, военной), работы представительства по обеспечению интересов страны и защиты прав граждан Украины и юридических лиц, прогноз развития отношений на ближайшую перспективу, обобщение ния сделанного и предложения на будущее.

Структуру летнего политического отчета, а также его объем определяет специальная инструкция, которая состоит в. МИД

К подготовке летнего политического отчета выдвигается ряд принципиальных требований, которые должны обязательно учитываться:

1) должна быть дана оценка выполнения приоритетных задач двусторонних отношений по стратегическим направлениям внешнеполитической деятельности Украины;

2) излагаются только фактические материалы, лаконично и без лишних комментариев и размышлений;

3) должен быть четко структурированным согласно инструкции и требованиями. МИД, состоять из цельных блоков, которые должны подаваться, исходя из значимости событий или мероприятий и их хронологического порядка;

4) между планом работы за отчетный год, самым отчетом и планом работы на следующий период должен существовать органическая связь, поскольку в этом заключается последовательность и преемственность в деятельности и реализац ции внешней политики Украин.

Отдельным блоком в этом отчете подаются материалы о финансово-хозяйственной деятельности дипломатического представительства. Дополнения к годовому отчету посольства:

- результаты выполнения плана работы (в форме специальной таблицы);

- хроника двусторонних контактов со страной пребывания за отчетный период (дата и основная цель встреч глав государств, правительств, парламентов, министров иностранных дел, названия и даты заключенных документов в)

- перечень действующих международных соглашений между Украиной и страной пребывания в хронологическом порядке в соответствии с датой вступления в силу;

-"учетная карточка"обеспеченности условий работы кадров дипломатических представительств и консульских учреждений Украины за границей;

- сведения об увольнении диппредставительства Украины от уплаты налога на добавленную стоимость в отчетном году

Годовой отчет готовится в течение нескольких последних месяцев текущего года с целью углубленного анализа и осмысления деятельности диппредставительства за отчетный период

Годовые отчеты тщательно анализируют в соответствующих подразделениях. МИД, исходя из них, могут готовиться выводы и предложения для. Секретариата. Президента Украины,. Парламента и. Правительства, министерств и ведомств

В территориальных управлениях готовятся выводы по отчетам, которые за подписью государственного секретаря или его заместителя, курирующего этого управления, направляются в диппредставительств для обязательного в обсуждения на референтские совещаниях. В этих выводах дается оценка оперативной и справочно-информационной работы представительства, делаются соответствующие замечания по тому или иному разделу отчета и, что самое главное, уточняются конкретные цели и задачи для персонала представительства на будущий год с учетом внесенных выводов и предложений, а также мнения. Центру.

Полугодовой отчет составляется по аналогичной схеме. В нем дается оценка важнейших политических и экономических событий за отчетный период, их влияния на состояние двусторонних отношений. В полугодовом отчете не подаются материалы о финансово-хозяйственной деятельности и работе с кадрами. В этих отчетах предложения носят преимущественно оперативный характер с учетом реальной ситуации текущего периододу.

Как и годовой, полугодовой отчет также является результатом коллективной деятельности, но более прикладного характера

По завершению года в посольствах готовятся отчеты по работе с кадрами, где дается общая оценка кадровой ситуации в диппредставительстве, оценка морального климата в коллективе, укомплектованности штата и и предложения по повышению работников в должностях и рангах. В завершение командировки на каждого сотрудника диппредставительства готовится развернутая характеристика с предложениями относительно его возможного использования в роботі.

Политические письма или политические записки готовятся при необходимости доложить. Центра о важных событиях, которые произошли в стране пребывания и имели влияние на состояние политической ситуации в ней, а также двусторонних от дносин. Для полет писем характерны: важность темы, своевременность информации, глубокий и всесторонний ее анализ, обязательные предложения или рекомендации относительно действий своей страны в том или ином направлении двос. Торонни отношений. Поэтому полет письма и политзапискы является существенным и логичным дополнением годовых и полугодовых отчетов, а иногда могут и заменять полугодовые отчетти.

Готовятся также отчеты дипломатов (прежде всего, руководящего состава) о поездках по стране пребывания, в которых излагается содержание бесед и характер встреч, дается оценка политической и экономической ситуац ции в регионах, делаются выводы и вносятся предложения. Эти документы используются для подготовки информационно-справочных материалов, годовых и полугодовых планев.

Отдельные отчеты составляют представители других ведомств (МВД,. Гостаможслужбы,. Минобороны), которые представлены в посольстве, эти материалы также используются при составлении отчетов о работе посольства в цил лом.

Важными аналитическими документами информационно-справочного характера являются отчеты по итогам визитов главы государства (главы правительства, министра иностранных дел), в которых кратко отражаются результаты е изыти, отрабатываются рекомендации по развитию двусторонних отношений, вносятся предложения по практической реализации достигнутых домовленосте.

Отчет по итогам визита состоит обычно из трех основных частей:

- оценки выбранной даты и срока визита, хронологии встреч, общей оценки визита, исходя из реализации его концепции;

- анализа выполнения каждого из разделов визита: деловой части, информационного и протокольного обеспечения, организационных мероприятий;

- заключений и предложений по активизации двусторонних отношений и повышения их эффективности

Достаточно объемно в работе каждого посольства является переписка по консульским вопросам: визовой поддержки, гражданства, истребования и легализации документов гражданского состояния, защиты прав граждан Украины аины тощ.

диппредставительств ведут переписку с. Центром по перспективного и текущего планирования работы в разрезе тесного ее координации с планами. Центра в кадровых вопросах, особенно что касается ротации, шт татного росписи тощ.

Отдельно следует выделить переписку между дипломатическим представительством и. Центром по вопросам административно-хозяйственной и финансовой деятельности (финансовая отчетность, проблемы материально-технического обесп печенья, нормативные документы.

Много внимания каждое представительство уделяет переписке с другими ведомствами и учреждениями Украины по их запросам, а также по запросам отдельных граждан, касающиеся, прежде всего, экономических и право овых проблем, а также конкретных жизненных потребностей граждан Украин.