Учебники Онлайн


Глава 6 Коммуникации в менеджменте

61 Процесс коммуникаций и его роль в менеджменте

. Коммуникация - это обмен информацией между людьми, с помощью слов, букв, символов, жестов, через которые выражается отношение одного работника к знаниям и соображений другой, достигается доверие и взаемоприйняття поглощения лядив. Это необходимый элемент в деятельности менеджера, общаясь с подчиненными, получает информацию для принятия решений, поддерживает деловые контакты с партнерами. Если устранить коммуникацию, то организа ция перестает быть управляемой, ее деятельность приобретает хаотичный, нескоординированных характерру.

Распознают три аспекта коммуникаций: технический, семантический и прагматический. Технический аспект связывают с процессами передачи информации от одной точки, оборудования или лица другому по соответствующим кана алам. Семантический аспект отражает передачу и прием информации, включая ее понимания получателем. Прагматический аспект учитывает влияние принятой информации на поведение получателей эффективность ис вания этой информации [11, с109109].

. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для каждого управленческого действа. Существует мнение, что эффективно работающие руководители - это те, кто преуспел в налаживании коммуникаций

Организация коммуникаций способствует, с одной стороны, повышению производительности труда, а с другой - достижению удовлетворенности в групповом взаимодействии. В широком смысле коммуникация не только способствует интеллекта уальному развития личности, но и представляет собой средство управления обществом или социальной групповыхю.

. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена. Но самый факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения в нем людей. Для лучшего понимания процесса обмена информацией и условий в его эффективности, необходимо иметь представление о его стадии, в которых принимают участие несколько человек [7, с38686].

В обмене информацией выделяют следующие базовые элементы [15, с171]

отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

кодирование - это процесс превращения идей в символы, изображения, рисунки, формы, звуки, язык;

сообщение - это информация, закодированная с помощью символов, которая передается получателю;

канал - это средство передачи информации с помощью которого сигнал направляется от передатчика к приемнику;

декодирования - это процесс с помощью которого приемник сообщения переводит полученные символы в конкретную информацию и интегрирует ее значение;

получатель - это лицо, которому назначается информация и какова ее интерпретирует

При обмене информацией отправитель и приемник проходят несколько взаимосвязанных этапов. Основной их задачей является заключить сообщения и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идетю.

Проста модель обміну інформацією

Рис 3. Простая модель обмена информацией

Этапы прохождения информации взаимосвязаны и состоят из: зарождение идеи; кодирования и избрания канала, передачи и декодирования [15, с171]

Рождение идеи. Обмен информацией начинается с ее формирования или отбора. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией этой срываются на первом этапе, если отправитель не продумал достаточно идею. Для осуществления эффективного обмена информацией, необходимо учитывать многие факторы. Идея не может содержаться только в общих ней похвале или критике поведения подчиненныхеглих.

Кодирование и выбор канала для передачи идеи, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. Он должен также выбрать канал, совместимый с типом си имволив, используемые для кодирования (речь, письменные материалы, электронные средства связи, компьютерные сети, электронная почта и др.). Если канал непригоден для физического воплощения символов, пе редача невозможнымлива.

Выбор средств сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два средства коммуникации. Ориентация на два канала заставляет тщательнее готовиться к обмену информацией и письмо ово регистрировать параметры ситуации, но информационный обмен не должен быть письменнымим.

Передача. Отправитель использует канал для доставки сообщения приемнику. Передача является одним из важных этапов, через которые необходимо пройти, чтобы довести идею до другого лица

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов в мысли. Если символы, выбранные отправителем, имеют тоже самое значение для получателя, то обмен н информации будет эффективноним.

Отзыв - это совокупность реакции получателя сообщения после ознакомления с его содержанием

Значительному повышению эффективности обмена управленческой информации способствует обратная связь, когда отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Обратная связь - это часть отзывов получатель ча, поступающей передатчику (отправителю). Двусторонний обмен информацией более эффективно снимает напряжение, повышает уверенность в правильности сообщения. Обратная связь характеризует степень понимания я, или непонимание информации, содержащейся в нем. Он может принимать форму не только слова, но и кивка головой, улыбки, потиснення руки, определенного выражения глаз, интонации голоса, тощтощо.

На практике иногда имеет место недооценка обратной связи и излишнее увлечение односторонней коммуникацией, когда сверху вниз поступают приказы. Не всю информацию можно отправить телефоном, нельзя осу йсниты одновременную разговор со всеми работниками сразу. Обмен информацией будет менее эффективным, если канал не соответствует идее (за чашкой кофе нецелесообразно говорить о предупреждении работника, потому что в этой ситуации невозможно передать идею серьезности нарушенияя).

Стойкий обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и частично избежать ее потерь, различных препятствий, которые искажают содержание

Препятствиями при обмене информацией могут быть:

. Препятствия обусловленные восприятием. Люди реагируют не на то, что в действительности происходит, а на то, что ими воспринимается. Сообщение по разному интерпретируется в зависимости от рода занятий, специальности, в случае недоверия и антагонизма

Руководителей высшего звена в основном поставляют позитивной информацией. Подчиненные не информируют их о плохих новостях. Основной причиной этого является страх перед наказанием. Руководитель, который не создает положительного климата в коллективе приобретает только урезанный объем информацииції.

. Семантические барьеры обусловлены разным пониманием и толкованием слов, жестов, интонации. Слова и жесты имеют разное значение и не каждый может понять их, что вызвано разницей в образовании, квалификации, слабым знанием иностр емнои языка, национальными особенностямии.

. Невербальные преграды - это использование различных символов, кроме слов. Примерами этого является обмен взглядами, выражение лица (улыбка, непонимание, поднятые брови, живой или отсутствующий взгляд, взгляд с выражением одобрения или несхвале ения, использование пальца, прикрытие рта рукой, дряблая вне, интонация, моделирование голоса).

. Плохой обратная связь который снижает эффективность коммуникации. Основной причиной этого является умение слушать. Искусством эффективного слушания являются следующие средства: перестаньте разговаривать; помогите говорящего свободно ловить свое мнение у; будьте терпеливы: не допускайте споров;. Задавайте вопросыня.

. Препятствия в организационных коммуникациях. Основными из них являются: искажение сообщений информационная перегрузка руководителя; несовершенная структура управления и техника коммуникации

. Препятствия связаны с чисто физическими и психологическими моментами: усталость; слабая память, рассеянность; импульсивность, которая мешает сосредоточиться; излишняя эмоциональность; нетерпеливость

Все это мешает одному из участников обмена информацией в полной мере донести до другого, а другому - соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отразится на качестве управленческих решений