Учебники Онлайн


105 Рационализация, интегрирование и дальнейшая автоматизация информационных потоков

Успешная реализация предоставленных прав, обоснованность принимаемых руководителями различных решений тесно 'связаны с тем, как полно они обеспечены необходимой информацией, так как недостаточность информации может при ивесты к принятию неправильных решений. Однако и избыток информации или ее излишняя детализация перегружают руководителей, уменьшают количество и разнообразие проблем, которые они могут эффективно виришув ать. Поэтому в каждом отдельном случае следует проявлять объективные необходимый объем и характер информации. Учет информационных факторов позволяет качественно и количественно обосновать выбранный вариант распределения по вноважень и ответственности, установить необходимые взаимозависимости между совершенствованием организационной структуры и рационализацией документооборота, выявить возможности и пути создания интегрированных сис тем обработки даныних.

Комплексная механизация и автоматизация процесса управления увеличивает производительность труда в этой сфере в два и более раз. Широкому внедрению техники мешают психологические барьеры, финансовые и ресурс сне ограниченнойя.

Высшая степень механизации и автоматизации является создание автоматизированной системы управления предприятием (АСУ)

106 Компьютерные системы информационного менеджмента

1061 Система совершения сделок и операций

Хотя существуют различные типы систем информационного менеджмента, рассмотрим именно компьютерные. Они состоят из людей, компьютеров и их программного и технического обеспечения, данных процедур для упра авлиння системами ввода и вывода. Вместе эти компоненты создают систему информационного менеджмента (СИМ), которая дает возможность использовать информацию для поддержки операций, контроля и планирования ния в организацииії.

Рассмотрим четыре типа систем: систему совершения сделок и операций, управленческие информационные системы, системы поддержки решения и системы, основанные на знаниях

Ежедневные операции генерируют много данных и системы совершения сделок и операций требуют необходимого базового обработки этих данных. Хотя такие системы не очень помогают в принятии операционных, план новых или контрольных решений, они превращают постоянно растущую массу необходимых операций и сделок в управляемое задачи. Кроме того, они в значительной мере обеспечивают необходимыми данными системы, непо ственно поддерживают операционные, плановые и контрольные решенииня.

Ранее офисный персонал регулярно регистрировал эти сделки и операции в бухгалтерских документах. Поскольку эта работа была рутинной, утомительной и сопровождалась ошибками, но оставалась необходимым, то во она стала одним из первых направлений коммерческого применения компьютеров. Типичные системы совершения сделок и операций ведут общий бухгалтерский учет: счета к оплате, счетов к получению, плат ижних сведений, инвентаризационных ведомостей тощщо.

Системы совершения сделок и операций построены на стандартной модели. Если операция или сделка совершается, они должны фиксироваться и быть подготовленными к обработке. Это является первой частью модели. Друг га часть состоит из утверждения соглашения или операции. Один тип утверждении заключается в проверке ошибок в отдельных соглашениях, таких, как пропуск данных и превышение разрешенной цены. Проверяются также определенные аспекты групп сделок или операций. Операции часто происходят в группах, и общая сумма операций в группе должно равняться групповом результата. Такие группы могут содержать только один тип операций. Проц эс утверждении позволяет убедиться, что по всем сделкам или операциям своевременно проведены платеж платежі.

Третья часть модели состоит в регистрации и записи соглашения или операции. Здесь они используются, чтобы упорядочить соответствующие записи и учетные документы

И наконец, системы совершения сделок и операций включают отчетность. Некоторые отчеты могут лучше"подходить"для управленческой информации операционного контроля или принятия решений на уровне подразделений / один ниц. Отчетность подтверждает зарегистрирован результат или оказывает иную сделку или операции чи операцію.

Системы совершения сделок и операций функционируют в двух режимах - группового и реального времени. Групповая система сохраняет соглашения или операции до определенного времени и затем осуществляет обработку всех аккумулированных в группе операций. Система реального времени обрабатывает каждую операцию, по мере ее проведения. Хотя такие системы часто имеют дело с очень мимолетными процессами, любая из них может воспринять операции, обр обиты их и вернуть результаты инициатору достаточно быстро, чтобы влиять на текущую деятельность и соответствовать своему назначению и названийзві.

Системы совершения сделок и операций часто сочетают два подхода. Даже если они фиксируют и готовят операции для обработки в режиме реального времени, запись и отчетность осуществляются в групповом режиме зафик ксовани операции собираются до определенного времени и затем сразу записываются системой. Например, автоматы фиксируют, частично утверждают и аккумулируют операции в компьютерах местного подразделения, в течение дня конце рабочего дня операции пересылаются в центральный компьютер для последующего утверждения записи и подготовки отчетности групповым способообом.

Системы совершения сделок и операций прямо поддерживают использование специфической и стимулирующей информации. Они также готовят средства для важных стратегических инициатив. С развитием новых технологий будут ь проработаны новые пути, чтобы сделать эти системы важными стратегическими инструментами. Так, эти системы являются древнейшим примером использования компьютеров, но они все еще не утратили актуальности с точки и зрения прибыльности их нового примененияння.