Учебники Онлайн


3. Діловодство за зверненнями громадян

Делопроизводство по обращениям граждан происходит на основании. Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях вах, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной. Постановлением. Кабинета. Министров Украины от 14 апреля 1997 года № 34.

Согласно. Указу. Президента Украины"О мерах по обеспечению конституционных прав граждан на обращение"от 19 марта 1997 года № 241/97, работа с обращениями граждан должна строиться таким ч образом, чтобы обеспечить создание необходимых условий для объективной, всесторонней и своевременной проверки заявлений и жалоб, реального осуществления принятых ретих рішень.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально предназначенных для этого должностных лиц или на подразделение служебного аппарата порядок делопроизводства ва по обращениям граждан, содержащие сведения, составляющие государственную или иную тайну, охраняемую законом, определяется специальными нормативно-правовыми актами. Руководители организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям гражданамян.

Все обращения граждан централизованно регистрируются в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки персональными компьютерами, или в журналах, если годовое количество обращений граждан не превышает 60.

Учет личного приема граждан ведется так же на карточках, в журналах или с помощью электронно-вычислительной техники. Учитываются также письменные предложения, заявления и жалобы, поданные на лич стому приемі.

Приложение 4 к. Инструкции содержит указания по ведению регистрационно-контрольных карточек, журнала регистрации предложений, заявлений и жалоб, карточки (журнала) учета личного приема граждан. Регистрационно-кон нтрольна карточка, в частности, должен содержать следующие сведениясті:

на лицевой стороне - фамилия, имя и отчество корреспондента (если обращение коллективное, указывается имя одного из корреспондентов и делается отметка"коллективное"), место жительства или работы, теле. Ефона заявителя, дата получения и регистрационный номер, название организации, от которой корреспонденцию, дата отправки письма корреспонденту, индекс документа, дата и регистрационные индексы предыдущих зовет рнень; краткое изложение предложения, заявления или жалобы, резолюция, фамилия, имя и отчество, должность автора резолюции, срок выполнения; отметки о контроле, вид документа, индексы вопросов и подвопросов, социальное положение заявителя, фактический срок исполнения; код регистрационно-контрольной карточки по украинскому классификатору управленческой документации штамп"повторно"в случае регистрации повторных обра ь повторних звернень;

на оборотной стороне - дата передачи для выполнения, фамилию, имя и отчество, телефон исполнителя, записи о продлении срока, предварительный ответ или дополнительные вопросы; контрольные отметки (н напоминание, состояние выполнения): дата проверки на месте, фамилия лица, осуществившего проверку, результатах проверки, дата и номер документа, в котором содержится окончательное решение; адресаты, которым переданные ано окончательное решение, краткое изложение решений по всем затронутым вопросам, характер ответа на предложение, заявление или жалобу (положительная или отрицательная), фамилия должностного лица, принявшего решение о зн вует по контролю предложения, заявления или жалобы, подпись ответственного за контроль; реквизиты дела, архивные реквизит.

Автоматизированная регистрация предложений, заявлений и жалоб устраивается по похожей схеме, но состав указанных элементов может быть, при необходимости, расширенный (расписка исполнителя в получении документа, ход испол ния и др.).

Регистрационный индекс предложения, заявления или жалобы указывается в регистрационном штампе (приложение 5 к"Инструкции"), который ставится на нижнем поле первого листа документа. Он состоит из начальной й буквы фамилии заявителя и порядкового номера предложения, заявления или жалобы, поступившие (например,. Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен и другими метками, обеспечивающих систематизации ию, поиск, анализ и хранение предложений, заявлений или жа, заяв чи скарг.

Повторные предложения, заявления или жалобы получают очередной регистрационный индекс, а в регистрационно-контрольной карточке при этом указывается номер первого предложения, заявления или жалобы. На верхнем поле прежде шего листа предложения, заявления или жалобы делается отметка"повторно"и добавляется вся предыдущая переписка листування.

Предложения, заявления или жалобы одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, что присланные разным адресатам и поступившие на рассмотрение в одной и той же организации (дублетные), учетную уються за регистрационным индексом первого предложения, заявления или жалобы с добавлением порядкового номера через дробь (например,. Д-401/1,. Д-401/2.

В организациях ведутся картотеки при использовании карточной формы регистрации предложений, заявлений или жалоб (по автоматизированной формы регистрации формируются автоматизированные банки данных). Количество примерной ников регистрационно-контрольных карточек определяется количеством картотек, существующих в организации (вид и количество картотек определяются потребностями удачной организации учета, справочной работы, контроля за выполнением поручений по предложениям, заявлениям, жалобам, их анализом).

Отметка о письменные или устные ответы на предложение, заявление или жалобу делается в регистрационно-контрольной карточке и в документах дела на последнем листе или в отдельной справке. Письменной ответы присваивается индекс, состоящий из регистрационного индекса предложения, заявления или жалобы и номера дела (по номенклатуре), в которую подшивают предложение, заявление или жалобу вместе с документами по ее решениемя.

Решены предложения, заявления или жалобы со всеми документами по их рассмотрению и решению возвращаются к должностным лицам, которые ведут делопроизводство по предложениям, заявлениям или жалобам, для централизованного в формирования дела, картотек, банка данных. Документы по делам могут быть расположены в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление или жалоба укладывается вместе с соответствующими доку ментами и повторными предложениями, заявлениями или жалобами в мягкую обложку, которая оформляется по установленной форме (приложение 7). Запрещается формирование и хранение дел у исполнителейвця.

Ответственность за сохранность документов возлагается на руководителей организаций или других должностных лиц в соответствии с их функциональными обязанностями

Срок хранения предложений, заявлений или жалоб, как правило, составляет 5 лет, но в целом этот термин определяется утвержденными руководителями организаций перечнями документов и номенклатурами дел, утв ворюються в процессе их деятельности. В случаях, вызванных спецификой деятельности организации, действующая экспертная комиссия этой организации может принять решение об увеличении срока хранения или о пос партийным хранения ценных предложений гражданамн.

Дела могут храниться постоянно (более 10 лет) или временно (до 10 лет). Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в архивное подразделение организации через два года после заверш ния делопроизводства за ними. Дела, подлежащие временному хранению передаются в архивное подразделение по решению руководителя организацииії.

Уничтожение документов по предложениям, заявлениям или жалобам, срок хранения которых истек, производится в порядке, установленном. Государственным комитетом архивов

Должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям или жалобам, ежегодно до 15 января готовят для руководителей организаций материалы для анализа и обобщения в форме аналитической справки. По п необходимости - складываются и текущие аналитические справи.

Институт административного обжалования в органах внутренних дел. Рассмотрение жалоб является важным участком работы органов внутренних дел, средством обеспечения законности, дальнейшему укреплению правопорядка, получения необходимой для совершенствования их деятельности информации, одной из форм расширения связей и установление партнерских отношений с населениям.

Деятельность органов внутренних дел по работе с жалобами основывается на положениях. Конституции Украины, законов Украины"Об обращениях граждан"от 2 октября 1996 года,"О милиции"от 20 декабря 1990 года,. Указа. Президента Украины"О мерах по обеспечению конституционных прав граждан на обращение"от 19 марта 1997 года,. Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах госу внои власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной постановлением. Кабинета. Министров Украины от 14 апреля 1997 года № 348від 14 квітня 1997 року № 348,

Положения о. Министерстве внутренних дел Украины, утвержденного. Указом. Президента Украины от 17 октября 2000 № 1138 и подробно урегулирована. Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений, жалоб и организации личного приема граждан в органах внутренних дел, внутренних войсках, высших учебных заведениях, учреждениях, организациях и на предприятиях системы. МВД Украины, утвержденной н аказом. МВД Украины от 10 июня 1998 года № 41.