Учебники Онлайн


384 Комплексное обслуживание путешествующих с деловыми целями

Комплексное обслуживание иностранных туристов с деловыми целями имеет большое значение для успеха переговоров * 64. При этом важно произвести положительное впечатление на гостей благодаря высокому организационному уровню приема

* 64:. Аналогично осуществляется комплексное обслуживание отечественных туристов, прибывших с деловыми целями

Подготовка к приему иностранных гостей начинается заранее (лучше за месяц, но не менее чем за 10 дней). Сначала уточняют дату заезда, номер рейса, численность гостей, в том числе количество. СУПР роводжуючого персонала (референтов, охранников и т.д.). Затем выявляют требования и пожелания гостей по организации приема, в частности: требования к проживанию (одно-, двухместные номера, апартаменты, уровень зорко ти отеля); пожелания по организации питания (религиозные ограничения в питании, наличие вегетарианцев, людей, нуждающихся диетического питания и т.д.), требования относительно автомобиля (желательно марка и модель) устанавливают дату отъезда гостей (день и время), необходимость обеспечить их билетамми.

Если гостей принимает отечественная компания, то заботы по организации приема ложатся на секретаря компании или PR-менеджера. Подобную комплексную услугу могут предоставить туристические агентства, специализированные уються на конфе-ренц-сервисе, в которых налажены связи с водителями, администраторами гостиниц, переводчиками, кейтеринговыми компаниями, ресторанами. Стоимость комплексной услуги по организации встречи составляет 3-10% от общего бюджета на обслуживаниеня * 65.

* 65:. По данным"Бизнес-мастер", приведенным в статье"Как организовать прием иностранньих партнеров"-. Газ укр бирж"Бизнес"- № 14 (553), 7 апреля 2003 г -. С 120-122

Встречает гостей в аэропорту менеджер (он держит в руках табличку с названием принимающей фирмы), сопровождает их до гостиницы, уточняет план визита

Поселяют гостей в заранее забронированных номерах. При заказе номера для иностранного гостя учитывают местоположение гостиницы, уровень сервиса и безопасности, возможность бесплатных местных телефонных х разговоров, подключения ноутбука к. Интернету. Для японцев, например, важно, чтобы в номере была ванна, а не душ. Заявки на бронирование принимают по факсу, электронной почте или по телефону (телефонный заказ не считается гарантированным). Компания, которая часто принимает иностранных гостей, может заключить с соответствующими отелями корпоративные договоры на обслуживание. В таком случае ей предоставляется ряд льгот: в 4 - и 5-звездочных гостиницах 10-20-процентные скидки, кроме того, могут быть предусмотрены подарки именинникам, бесплатное проживание в течение суток как бонус т.д.. Стоимость проживания в гостинице колеблется от 20-65 уе в 3-звездочном отеле, до 300 уе - в 5-звездочном-зірковому.

Следует внимательно изучить требования гостей к организации питания. Иностранные гости, особенно во время завтрака и ужина, предпочитают"шведскому столу", поэтому наряду с организацией питания по меню ском мплектованого завтрака, обеда, ужина или по меню свободного выбора блюд в 4 - и 5-звездочных гостиницах завтраки и ужины должны предоставляться по типу"шведского стола", причем завтрак по следующей форме имеет быть включен в стоимость проживания и предоставляться с 7-утра. Во время обеда и ужина иностранным гостям следует предложить блюда украинской кухни. Иногда они проявляют заинтересованность блюдами иной национальной кухни. В таком случае следует предложить посетить соответствующий ресторан (итальянский, французский, восточной кухни и т.д.). Примерная стоимость питания одного гостя - 100-200 грн в денстя - 100-200 грн. на день.

Выбор ресторана зависит от цели встречи. Если проводится презентация, то праздничный ужин можно организовать в том же зале (ресторане), где она проводилась. Если целью является знакомство и установление ко онтакт, то ее лучше в развлекательном комплексе, возможно, для этого следует обратиться к услугам кейтеринговых компаниій.

В перерывах между заседаниями во время деловых встреч организуют подачи кофе, чая, соков, печенья, но следует учитывать, что иностранцы не любят длительных кофе-пауз. Не следует при этом использовать и одноразовая посуда. Необходимо все время следить за порядком на столе: сразу убирать использованную посуду и держать достаточный запас чистого (чашек, тарелок, чайных и кофейных ложекк).

Большинство иностранных гостей пользуются услугами фитнес-центра, поэтому наличии такой услуги в отеле следует уделять внимание

При выборе отеля проявляют также, предоставляет ли он конференц-зал, его емкость, оформление, мебель, наличие необходимого оборудования. Зал должен быть комфортным, хорошо освещенным, с достаточным поступлением с свежего воздуха (рис 36161).

. Рис 361. Конференц-зал

Стоимость аренды помещения зависит от его вместимости и оснащения и колеблется в пределах 30-80 уе в час. Если имеющееся оборудование не удовлетворяет, его можно арендовать. Стоимость аренды приведена в таблице около 31. 3.15.

Не следует забывать и об организации досуга иностранных гостей. В свободное время им можно предложить культурную программу: экскурсии по городу, в музеи, оперный и другие театры. Пользуются у них популярностью ю боулинг-клубы, бильярд, дартс, пей-нтбол (для мужчин). В городе есть рестораны, которые наряду с организацией питания оказывают и дополнительные услуги. Если гости хотят развлекаться, можно предложить им в идвидаты паб, ночной клуб с определенной концертной программойамою.

Таблица 315

приблизительная стоимость аренды оборудования и услуг для. КОНФЕРЕНЦИИ уе / день

Оборудование, услуги

Цена

Комплект аппаратуры усиления звука

30

"Круглый стол"(до 30 микрофонов)

70

Кабина переводчиков

20

Цифровая запись на CD

60

Графопроектор (overhead) на 200 лм

20

Графопроектор (overhead) на 2000 лм

30

Мультимедийный проектор на 1200 лм

65

Мультимедийный проектор на 2000 лм

140

Notebook (Pentium III 1,03 ГГц)

80

Экран переносной 180x180

20

Видеокамера

25

Доставка, монтаж, демонтаж оборудования

10

Иностранцы ценят предоставление такой услуги со стороны принимающей стороны, как тайм-менеджмент. Такую услугу предоставляет менеджер - координатор встречи. Он должен обеспечить насыщенность визита, оградить гостей в от посторонних людей, найти партнеров в определенных сферах бизнеса и заранее договориться с ними о встрече тощщо.

Иностранцы привыкли везде рассчитываться кредитными карточками. Если нельзя это обеспечить, менеджер принимающей стороны расплачивается наличными (для этого необходимо около 2 тыс уе), а в день отъезда на адае гостю перечень покупок и чеков (табл. 316 3.16).

Таблица 316

. ПРИМЕРНЫЙ. БЮДЖЕТ. РАСХОДОВ. НА приема иностранных гостей, уе / неделя

Статья расходов

Сумма

Аренда автомобиля с водителем

800

Проживание

5000

Переводчик

1000

Питание

2000 (ресторан) 600 (фуршет)

Аренда зала официальной части

1500

Экскурсии

400

Пейнтбол

500

Боулинг

200

Вместе

12 000

Опытный менеджер понимает настроение гостей, своевременно оказывает помощь при возникновении проблем, то есть незаметно управляет всем процессом обслуживания деловой встречи

Вопросы для самопроверки

1. Основные принципы организации питания туристов

2. Требования к завтраку туристов из разных стран

3. Режим питания туристов

4. Организация обслуживания индивидуальных туристов в ресторанах

5. Организация обслуживания группы туристов

6. Организация обслуживания туристов с детьми

7. Организация обслуживания туристов во время путешествия на транспорте, при выезде за город

8. Обслуживание туристов в вечерние часы

9 организованных расчет группы туристов за питание

10. Расчет с индивидуальными туристами

11. Порядок комплексного обслуживания иностранных туристов с деловыми целями

12. Требования к конференц-зала и его оснащение

13. Требования туристов с деловыми целями до организации питания и других услуг

14. Роль координатора встречи и организации приемов туристов с деловыми целями